Hướng dẫn khai báo hàng hóa, giá bán, khách hàng, nhà cung cấp... trực tiếp từ giao diện phần mềm hoặc nhập từ excel (import từ file excel)

Mục tiêu: Khai báo thông tin hàng hóa, giá cả vào phần mềm bằng cách nhập trực tiếp trên giao diện của Dân Trí Soft hoặc import từ file excel có sẵn vào phần mềm.

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm tại www.DanTriSoft.vn bằng tài khoản đã đăng ký gồm: Mã gian hàng, Tên đăng nhập, Mật khẩu.

Bước 2: Thanh lý (xóa) dữ liệu mẫu của Dân Trí Soft để nhập dữ liệu thực tế (dữ liệu mới) của bạn: vào Hệ thống >> Cấu hình hệ thống >> Chọn Tab Thanh lý dữ liệu >> click chọn ô Thanh lý danh mục tất cả chi nhánh & Thanh lý danh mục chi nhánh hiện tại >> Nhấn thanh lý. Nếu dữ liệu riêng của bạn đã được nhập liệu thì cần cân nhắc tính năng thanh lý này, vì sau khi thanh lý mọi thứ đều bị xóa sạch mà không phục hồi được.

Thanh lý (xóa) dữ liệu mẫu của Dân Trí Soft để nhập dữ liệu mới

Bước 3: Nhập danh sách hàng hóa: có 2 cách để khai báo hàng hóa, giá cả

Cách 1: Thêm mới hàng hóa, giá cả trực tiếp trên phần mềm Dân Trí Soft

1. Khai báo Nhóm hàng hóa: vào menu Danh mục >> Nhóm hàng hóa >> Thêm mới

Thêm Nhóm hàng hóa

2. Khai báo đơn vị tính cho hàng hóa: vào Danh mục >> Đơn vị tính >> Thêm mới hoặc check xóa đơn vị tính không phụ hợp.

Thêm đơn vị tính

3. Thêm mới hàng hóa: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Thêm mới >> Khai báo thông tin >> Nhấn Lưu và Thêm (nếu tiếp tục thêm mới hàng hóa) hoặc nhấn Lưu và đóng (nếu không thêm mới hàng hóa nữa).

Thêm mới thông tin hàng hóa và giá bán

*** Chú ý: có những hàng hóa/dịch vụ không cần xét tồn kho (sẽ không hiển thị trong các báo cáo tồn kho) ví dụ: Tiền công lắp đặt, Tiền công sửa chữa, Tiền công tư vấn... thì khai báo như sau: khi khai báo hàng hóa chọn tab Thông tin khác, check chọn vào Mã dịch vụ, không xét tồn kho.

Check chọn Mã dịch vụ, không xét tồn kho

HƯỚNG DẪN NHẬP LIỆU BẰNG MÁY QUÉT MÃ VẠCH

Cách 2: Import từ file Excel (nhập từ file excel)

Tức nhập liệu từ file excel hàng hóa, giá cả đã có sẵn để đưa vào phần mềm nhanh chóng hơn.
Lưu ý: Để đảm bảo hệ thống phần mềm hoạt động ổn định, Dân Trí Soft chỉ cho phép import từ file excel tối đa là 200 dòng dữ liệu (tức 200 món hàng). Nếu danh mục nhiều hơn 200 dòng thì sẽ tách ra nhiều file để import lần lượt.

Video trải nghiệm import từ file excel

1. Tải file excel mẫu chuẩn của Dân Trí Soft: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Import >> Download Template để file mẫu được tải về máy tính.

Tải file excel mẫu chuẩn import của phần mềm về máy tính

2. Điền các thông tin hàng hóa, giá cả đang có vào file excel mẫu chuẩn này của Dân Trí Soft. Lưu ý: dòng tiêu đề của file excel mẫu tuyệt đối không được xóa, vì phần mềm Dân Trí Soft sẽ dùng hàng này để đọc dữ liệu của file excel, chỉ xóa đi dòng hàng hóa mẫu file excel để thay thế bằng hàng hóa mới của bạn.

Điền các thông tin hàng hóa, giá bán... vào file mẫu của Dân Trí Soft

[CÁC YÊU CẦU KHI NHẬP LIỆU]

Mã hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã hàng khác.

Tên hàng: Tên của hàng hóa.

ĐVT (Đơn vị tính): Đơn vị tính nhỏ nhất sử dụng trong phần mềm (gọi là đơn vị tính cơ bản). Ví dụ: Bạn nhập thùng nước ngọt nhưng bán ra là chai thì đơn vị tính khai báo là chai.

Mã nhóm hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã nhóm hàng khác.

Tên nhóm hàng: Tên nhóm hàng của hàng hóa (ví dụ: Nước ngọt, Mì gói, Gia vị, Gia dụng...).

Số lượng tối đa/số lượng tối thiểu: mục đích là khi số lượng hàng hóa trong kho vượt qua khung số lượng tối đa & số lượng tối tiểu thì trong phần báo cáo tồn kho sẽ có cảnh báo.

Giá vốn mua hàng: giá vốn mua hàng (nếu có).

Image (hình ảnh hàng hóa): tìm ảnh trên internet rồi sao chép địa chỉ hình ảnh để paste vào file hàng hóa.

Giá bán lẻ: Giá bán lẻ của hàng hóa.

3. Import file hàng hóa vừa khai báo vào phần mềm: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Import >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file dữ liệu hàng hóa >> nhấn Import Data

Import hàng hóa từ file excel vào phần mềm

- Khi thực hiện đúng chuẩn của file excel mẫu của Dân Trí Soft thì hàng hóa, giá bán sẽ được import vào phần mềm trong vài giây.
- Để kiểm tra kết quả hãy vào Danh mục >> Hàng hóa, nhấn tìm kiếm sẽ hiển thị những hàng hóa được import (lưu ý: mỗi lần import chỉ cho phép tối đa 200 món hàng).

Việc import từ file excel còn được thực hiện tương tự dành cho: import danh sách khách hàng, import danh sách nhà cung cấp, import công nợ phải thu/phải trả đầu kỳ...

Bước 4: Nhập thông tin khách hàng, nhà cung cấp.
- Vào Danh mục >> Khách hàng - thẻ VIP >> nhấn Thêm mới để thêm thông tin khách hàng. Lời khuyên: nên dùng số di động để làm mã khách hàng, giúp thuận tiện sau này khi cần tìm kiếm thông tin khách thì chỉ cần gõ số di động. Tương tự để thêm thông tin Nhà cung cấp.

Thêm thông tin khách hàng vào phần mềm

Cách Import từ file excel: tương tự như cách import từ file excel với danh mục hàng hóa, hãy xem kỹ hướng dẫn ở trên để nắm nguyên tắc thì cũng dễ dàng thực hiện cho việc import danh sách hàng hóa, nhà cung cấp.