Mục tiêu: làm sao quản lý được chi phí hoạt động kinh doanh phát sinh mỗi ngày và có báo cáo từ tổng quan đến chi tiết các loại chi phí này nhằm giúp doanh chủ kiểm soát được chi phí.
Bước 1: Khai báo danh mục
1.1 Khai báo danh mục chi phí: mục tiêu là phân nhóm chi phí để có nhập liệu và có báo cáo chuẩn theo nhu cầu quản lý của chủ quán, ví dụ: Lương nhân viên, Thuê mặt bằng, Điện nước internet, Nguyên vật liệu, Bảo trì bảo dưỡng thiết bị.
Thường theo nguyên tắc quản lý chuẩn thì chia danh mục chi phí như sau để công tác quản lý thuận tiện.
Phân loại: Chi phí bán hàng (CPBH)
CPBH - Hoa hồng bán hàng
CPBH - Chi phí quảng cáo
CPBH - Thuê mặt bằng cửa hàng
CPBH - Khấu hao thiết bị bán hàng
CPBH - Lương nhân viên bán hàng
CKH - Chi tiền khách trả hàng: để đơn giản nghiệp vụ khách trả hàng, DanTriSoft mặc định xem đây là một loại chi phí, dù nó không đúng theo nguyên tắc kế toán nhưng cách hạch toán này đơn giản & phù hợp với phần mềm quản lý bán hàng, dành cho người làm kinh doanh không cần cứng nhắc theo kế toán.
Phân loại: Chi phí quản lý (CPQL)
CPQL - Lương nhân sự quản lý
CPQL - Chi phí văn phòng
CPQL - Khấu hao nhà xưởng, thiết bị văn phòng
CPQL - Chi phí khác bằng tiền (lãi vay, chi phí tài chính...)
Lưu ý: Có một loại chi phí chiếm tỉ trọng lớn trong kinh doanh là GIÁ VỐN hàng bán, việc tính toán giá vốn hàng bán được hạch toán trong nghiệp vụ Nhập kho/mua hàng & sử dụng phương pháp bình quân gia quyền (trung bình cộng) & hạch toán trong bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để có báo cáo chuẩn xác. Do đó, bước quản lý chi phí ở đây không cần phải khai báo chi phí GIÁ VỐN hàng bán.
Thường theo nguyên tắc quản lý chuẩn thì chia danh mục chi phí như sau để công tác quản lý thuận tiện.
Phân loại: Chi phí bán hàng (CPBH)
CPBH - Hoa hồng bán hàng
CPBH - Chi phí quảng cáo
CPBH - Thuê mặt bằng cửa hàng
CPBH - Khấu hao thiết bị bán hàng
CPBH - Lương nhân viên bán hàng
CKH - Chi tiền khách trả hàng: để đơn giản nghiệp vụ khách trả hàng, DanTriSoft mặc định xem đây là một loại chi phí, dù nó không đúng theo nguyên tắc kế toán nhưng cách hạch toán này đơn giản & phù hợp với phần mềm quản lý bán hàng, dành cho người làm kinh doanh không cần cứng nhắc theo kế toán.
Phân loại: Chi phí quản lý (CPQL)
CPQL - Lương nhân sự quản lý
CPQL - Chi phí văn phòng
CPQL - Khấu hao nhà xưởng, thiết bị văn phòng
CPQL - Chi phí khác bằng tiền (lãi vay, chi phí tài chính...)
Lưu ý: Có một loại chi phí chiếm tỉ trọng lớn trong kinh doanh là GIÁ VỐN hàng bán, việc tính toán giá vốn hàng bán được hạch toán trong nghiệp vụ Nhập kho/mua hàng & sử dụng phương pháp bình quân gia quyền (trung bình cộng) & hạch toán trong bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để có báo cáo chuẩn xác. Do đó, bước quản lý chi phí ở đây không cần phải khai báo chi phí GIÁ VỐN hàng bán.
Đăng nhập www.DanTriSoft.vn >>> Vào menu Thu chi tiền >>> Danh mục chi phí >>> Thêm mới.
 |
| Khai báo danh mục Chi phí trong hoạt động kinh doanh |
Chú ý: Bên cạnh nguồn thu là các hoạt động bán hàng (doanh thu) thì "thỉnh thoảng" sẽ phát sinh nguồn thu khác. Nếu có thì bạn sẽ lập ra một danh mục chi phí và check chọn "Là lý do thu", ví dụ Thu tiền khác được check chọn là Lý do thu
 |
| Tạo ra các danh mục chi phí và Thu tiền khác |
1.2 Khai báo danh mục ngân quỹ: ngân quỹ ở đây được định nghĩa là "két chứa tiền của phần mềm" tức là nơi tiền được lưu trữ ví dụ các loại ngân quỹ như Tiền mặt, Vietcombank, Vietinbank, BIDV, Agribank, Sacombank, ACB, Đông Á bank, OCB, MB bank, SCB,...
Đăng nhập www.DanTriSoft.vn >> Vào menu Thu chi tiền >> Danh mục ngân quỹ >> Thêm mới.
 |
| Khai báo danh mục ngân quỹ |
Bước 2: Lập phiếu Chi tiền - phiếu thu tiền
2.1 Lập phiếu Chi tiền: vào menu Thu - chi tiền >> Phiếu chi tiền >> nhấn Thêm mới >> Khai báo Mã phí (Được tạo ở bước 1) >> Khai báo Số tiền chi >> Khai báo thông tin ngày chi, ngân quỹ chi (Được tạo ở bước 1), người chi tiền và nhấn Lưu.
Khi thực hiện nghiệp vụ chi tiền thì có 3 loại phiếu chi:
- Chi tiền khác: để tạo ra các phiếu chi tiền đã được định nghĩa ở danh mục chi phí.
- Chi nhà cung cấp: tức là chi trả tiền nhà cung cấp - chỉ trả công nợ phải trả.
- Chi tiền từ ngân quỹ: bản chất ở đây là luân chuyển tiền nội bộ, ví dụ tôi lập phiếu chi từ tiền mặt để chuyển sang ngân quỹ là tài khoản Vietcombank.
Khi thực hiện nghiệp vụ chi tiền thì có 3 loại phiếu chi:
- Chi tiền khác: để tạo ra các phiếu chi tiền đã được định nghĩa ở danh mục chi phí.
- Chi nhà cung cấp: tức là chi trả tiền nhà cung cấp - chỉ trả công nợ phải trả.
- Chi tiền từ ngân quỹ: bản chất ở đây là luân chuyển tiền nội bộ, ví dụ tôi lập phiếu chi từ tiền mặt để chuyển sang ngân quỹ là tài khoản Vietcombank.
 |
| Lập phiếu chi tiền |
2.2 Lập phiếu Thu tiền
Phiếu thu tiền đa phần sẽ dùng cho nghiệp vụ thu công nợ phải thu khách hàng.
Tương tự, khi thực hiện nghiệp vụ Thu tiền thì có 3 loại phiếu thu:
- Thu công nợ khách hàng: tức thu tiền nợ của khách hàng, thu tiền công nợ phải trả của khách hàng.
- Thu tiền khác: các phiếu thu tiền đã được định nghĩa ở danh mục chi phí được check chọn là Lý do thu.
- Thu tiền từ ngân quỹ khác: ở đây là luân chuyển tiền nội bộ, ví dụ tôi muốn rút tiền mặt từ tài khoản Vietcombank thì tôi sẽ lập Phiếu thu tiền mặt từ tài khoản Vietcombank.
Tương tự, khi thực hiện nghiệp vụ Thu tiền thì có 3 loại phiếu thu:
- Thu công nợ khách hàng: tức thu tiền nợ của khách hàng, thu tiền công nợ phải trả của khách hàng.
- Thu tiền khác: các phiếu thu tiền đã được định nghĩa ở danh mục chi phí được check chọn là Lý do thu.
- Thu tiền từ ngân quỹ khác: ở đây là luân chuyển tiền nội bộ, ví dụ tôi muốn rút tiền mặt từ tài khoản Vietcombank thì tôi sẽ lập Phiếu thu tiền mặt từ tài khoản Vietcombank.
Bước 3: Xem báo cáo chi phí hoạt động với nghiệp vụ chi tiền Lập phiếu Chi tiền - phiếu thu tiền
Để xem báo cáo tổng hợp chi phí vào: menu Thu chi tiền >> Báo cáo tổng hợp chi phí.
Báo cáo này được tổng hợp từ các nghiệp vụ Chi tiền khác, tức chưa gồm chi phí giá vốn hàng bán, giá vốn hàng bán được thể hiện ở 2 báo cáo là Báo cáo về kho hàng & Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Check chọn nút Chi tiết (lấy chi tiết từng phiếu chi) hoặc Tổng hợp (tổng hợp các loại chi phí theo danh mục phân loại chi phí) sau đó nhấn Tìm kiếm để phần mềm load ra thông tin cụ thể.
- Check chọn Lấy chi tiền khách trả hàng: một số quán có bán lẻ, sau đó khách trả lại, nếu quán cho phép trả hàng thì mới dùng đến nghiệp vụ này, nếu không cần thì đừng quan tâm chức năng này.
Báo cáo này được tổng hợp từ các nghiệp vụ Chi tiền khác, tức chưa gồm chi phí giá vốn hàng bán, giá vốn hàng bán được thể hiện ở 2 báo cáo là Báo cáo về kho hàng & Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Check chọn nút Chi tiết (lấy chi tiết từng phiếu chi) hoặc Tổng hợp (tổng hợp các loại chi phí theo danh mục phân loại chi phí) sau đó nhấn Tìm kiếm để phần mềm load ra thông tin cụ thể.
- Check chọn Lấy chi tiền khách trả hàng: một số quán có bán lẻ, sau đó khách trả lại, nếu quán cho phép trả hàng thì mới dùng đến nghiệp vụ này, nếu không cần thì đừng quan tâm chức năng này.
 |
| Báo cáo tổng hợp chi phí của một cửa hàng dùng phần mềm DanTriSoft |