Theo định kỳ (theo quý, theo tháng hay theo tuần) sẽ có công tác kiểm tra hàng hóa để xem số liệu giữa phần mềm (lý thuyết tính toán) và thực tiễn (hàng có trong kho) có bị thất thoát hay không? Cách thức thực hiện trên phần mềm DanTriSoft như sau:
CÁCH 1: KIỂM KÊ & CÂN CHỈNH KHO TRỰC TIẾP Ở PHẦN MỀM
Bước 1: vào chức năng để tạo phiếu kiểm kê bằng cách: đăng nhập phần mềm www.DanTriSoft.vn vào menu Kho hàng >> Phiếu kiểm kê >> nhấn Thêm mới. Ở form phiếu kiểm kê này ta lần lượt thực hiện:
 |
| Tạo phiếu kiểm kê để cân chỉnh hàng hóa |
(1) Chọn kiểm kê kho của kho hàng nào.
(2) Chọn thời gian kiểm kê đến khi nào (tức là phần mềm sẽ lấy số liệu tồn kho đến ngày đó theo đúng công thức của Dân Trí Soft).
(3) Nhấn nút Lấy tồn kho để phần mềm load tất cả số liệu tồn kho được ghi nhận ở phần mềm.
(4) Gõ số lượng kiểm kê thực tế của hàng hóa vào cột Kiểm kê: phần mềm sẽ tự động tính toán cho cột Chênh lệch và đưa ra hướng giải quyết ở cột Xử lý (là nhập kho hay xuất kho điều chỉnh).
(5) Nhấn Lưu và sau đó nhấn Xử lý khi số liệu đã chuẩn hoặc nhấn Lưu để nhớ tạm & sau đó sẽ nhấn Xử lý sau.
 |
| Nhấn chức năng Xử lý thì phần mềm sẽ tự động tính toán để cân chỉnh kho đúng số liệu thực tế |
Khi nhấn Xử lý thì số liệu kho sẽ được đưa về đúng với thực tế, nếu số lượng hàng bị thất thoát thì phần mềm sẽ hạch toán là hàng hóa bị xuất hủy, được hạch toán là thất thoát, còn nếu hàng hóa bị nhầm lẫn nên số lượng thực tế nhiều hơn số lượng báo cáo trong phần mềm thì hàng hóa được nhập thêm được hạch toán tăng số lượng kho. Hãy kiểm tra lại báo cáo kho hàng sẽ có sự thay đổi cho đúng thực tế.
Chú ý: dễ dàng xuất ra file excel danh sách hàng tồn kho, rồi dùng file này để in ấn và sau đó kiểm đếm để ghi vào, thực hiện bằng một trong 2 cách:
- Cách 1: Tại form Phiếu nhập kho ở trên >> nhấn Lưu >> sau đó nhấn nút Export để xuất ra file excel.
- Cách 2: vào menu Kho hàng >> Báo cáo tồn kho >> chọn điều kiện lọc cho đúng và nhấn tìm kiếm >> tiếp theo nhấn nút Export để xuất ra file excel.
CÁCH 2: KIỂM KÊ VÀ CÂN CHỈNH KHO BẰNG IMPORT EXCEL
Quy trình cách làm này:
(1) Export ra file excel hàng hóa tồn kho.
(2) Dùng file excel được export để kiểm đếm hàng hóa thực tế ở kho và gõ số lượng vào file excel.
(3) Import file excel đã kiểm đếm vào phần mềm để phần mềm tự động tính toán việc cân chỉnh.
(4) Nhấn Xử lý để phần mềm tự động điều chỉnh số liệu cho đúng thực tế kiểm đếm.
Lần lượt thực hiện từng bước như sau:
(1) Export ra file excel hàng hóa tồn kho: tại form Phiếu nhập kho ở trên >> phải nhấn Lưu trước >> sau đó nhấn nút Export để xuất ra file excel.
Khi nhấn Xử lý thì số liệu kho sẽ được đưa về đúng với thực tế, hàng hóa bị xuất hủy được hạch toán là thất thoát, hàng hóa được nhập thêm được hạch toán tăng số lượng kho và giá vốn. Hãy kiểm tra lại báo cáo kho hàng sẽ có sự thay đổi cho đúng thực tế.
(1) Export ra file excel hàng hóa tồn kho.
(2) Dùng file excel được export để kiểm đếm hàng hóa thực tế ở kho và gõ số lượng vào file excel.
(3) Import file excel đã kiểm đếm vào phần mềm để phần mềm tự động tính toán việc cân chỉnh.
(4) Nhấn Xử lý để phần mềm tự động điều chỉnh số liệu cho đúng thực tế kiểm đếm.
Lần lượt thực hiện từng bước như sau:
(1) Export ra file excel hàng hóa tồn kho: tại form Phiếu nhập kho ở trên >> phải nhấn Lưu trước >> sau đó nhấn nút Export để xuất ra file excel.
 |
| Export ra file excel danh sách hàng hóa & số lượng tồn kho theo phần mềm |
(2) Dùng file excel đã export để kiểm đếm hàng hóa: sau kiểm đếm sẽ nhập số lượng vào file excel.
 |
| Chỉ cần nhập vào cột SL kiểm kê số lượng hàng hóa tồn kho khi kiểm đếm |
(3) Import file excel đã kiểm kê vào phần mềm: vào form Phiếu kiểm kê >> nhấn nút Import >> mở form import, chọn file excel đã kiểm kê >> nhấn Import để phần mềm đưa số liệu vào hệ thống.
 |
| Import file excel đã được kiểm đếm chuẩn xác vào lại phần mềm |
(4) Nhấn Lưu và sau đó nhấn Xử lý để phần mềm tự động điều chỉnh số liệu cho đúng thực tế kiểm đếm.
|
| Nhấn chức năng Xử lý thì phần mềm sẽ tự động tính toán để cân chỉnh kho đúng số liệu thực tế |