Tình huống 1: Một hàng hóa trong menu không bán nữa, làm sao xóa khỏi danh sách bán hàng trên phần mềm DanTriSoft? Một nhóm hàng hóa không sử dụng nữa, làm sao để xóa/ẩn nhóm hàng đó khỏi màn hình bán hàng?
Trả lời:
1.1 Xóa/ẩn hàng hóa không còn bán hàng ở màn hình tính tiền
- Về nguyên tắc: một hàng hóa đã phát sinh chứng từ liên quan, ví dụ đã có nghiệp vụ bán hàng hay nghiệp vụ nhập kho, xuất kho... thì phần mềm sẽ không cho phép xóa hàng hóa đó đi. Hay nói cách khác, phần mềm Dân Trí Soft chỉ cho phép xóa hàng hóa khi chưa có bất kỳ nghiệp vụ nào có liên quan đến món hàng đó.
- Về nguyên tắc: một hàng hóa đã phát sinh chứng từ liên quan, ví dụ đã có nghiệp vụ bán hàng hay nghiệp vụ nhập kho, xuất kho... thì phần mềm sẽ không cho phép xóa hàng hóa đó đi. Hay nói cách khác, phần mềm Dân Trí Soft chỉ cho phép xóa hàng hóa khi chưa có bất kỳ nghiệp vụ nào có liên quan đến món hàng đó.
- Vì vậy, nếu món hàng đó không bán nữa thì sẽ vào phần mềm cho ẩn món hàng đó đi (tức không còn sử dụng). Thực hiện như sau: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Tìm món hàng không còn sử dụng nữa >> Nhấn edit >> Vào tab Thông tin khác >> Bỏ check chọn Sử dụng. Sau khi bỏ chọn thì món hàng này sẽ được ẩn khỏi danh mục hàng hóa, nếu muốn sử dụng lại thì check chọn lại. Sau khi ẩn món thì trên màn hình bán hàng sẽ không còn tìm thấy món hàng đó nữa.
 |
| Bỏ check chọn Sử dụng để không dùng món hàng đó nữa |
- Hoặc cũng có thể đổi tên món đó thành tên một món hàng khác, bằng cách vào sửa món và gõ lại tên món khác. Lúc này tên món cũ sẽ bị mất đi mà thay thế vào đó là tên của món mới.
Còn trường hợp bạn muốn xóa trắng (xóa sạch) để tạo dữ liệu hoàn toàn mới, bạn cần xem kỹ hướng dẫn này ở mục xóa dữ liệu mẫu: Khởi tạo phần mềm để bắt đầu sử dụng, thay đổi thông tin tên cửa hàng/shop/quán, địa chỉ, thiết lập hệ thống, xóa dữ liệu mẫu
1.2 Xóa/ẩn nhóm hàng khỏi màn hình tính tiền
- Về nguyên tắc: nhóm hàng hóa khi tạo ra chỉ đổi được tên nhóm mà không xóa được. Nhóm hàng hóa chỉ hiển thị trong màn hình bán hàng khi và chỉ khi trong nhóm hàng hóa đó có ít nhất 1 món hàng còn sử dụng, nếu không có thì màn hình bán hàng sẽ không hiển thị nhóm hàng đó.
- Vì vậy, nếu không muốn hiển thị nhóm hàng trong màn hình bán hàng thì hãy chuyển tất cả hàng hóa trong nhóm hàng đó sang nhóm hàng khác, hoặc cho không sử dụng tất cả hàng hóa trong nhóm hàng đó theo hướng dẫn ở mục 1.1.
1.2 Xóa/ẩn nhóm hàng khỏi màn hình tính tiền
- Về nguyên tắc: nhóm hàng hóa khi tạo ra chỉ đổi được tên nhóm mà không xóa được. Nhóm hàng hóa chỉ hiển thị trong màn hình bán hàng khi và chỉ khi trong nhóm hàng hóa đó có ít nhất 1 món hàng còn sử dụng, nếu không có thì màn hình bán hàng sẽ không hiển thị nhóm hàng đó.
- Vì vậy, nếu không muốn hiển thị nhóm hàng trong màn hình bán hàng thì hãy chuyển tất cả hàng hóa trong nhóm hàng đó sang nhóm hàng khác, hoặc cho không sử dụng tất cả hàng hóa trong nhóm hàng đó theo hướng dẫn ở mục 1.1.
 |
| Cách xóa/ẩn nhóm hàng khỏi màn hình tính tiền |
Tình huống 2: Khi tạo sơ đồ khu vực/bàn thì phát hiện có khu vực hoặc bàn không cần sử dụng nên cần xóa đi; Hoặc khi dùng phần mềm một thời gian thì có thay đổi sơ đồ khu vực/ phòng bàn nên cần xóa đi để thiết lập lại.
Trả lời:
1. Về nguyên tắc: nếu phòng, bàn đã phát sinh hóa đơn, chứng từ có liên quan thì tuyệt đối không cho phép xóa, vì nếu cho phép xóa thì các hóa đơn chứng từ gán với bàn & khu vực đó sẽ không còn thông tin. Do đó chỉ có thể xóa đi bàn, khu vực chưa phát sinh bất kỳ chứng từ nào.
2. Cách xóa:
- Đăng nhập vào phần mềm bằng trình duyệt web, vào menu Danh mục >> Thiết lập khu vực >> Check chọn vào khu vực cần xóa >> nhấn vào nút Xóa và chọn Yes để hoàn tất.
 |
Xóa khu vực tạo không đúng nhu cầu khi chưa có phát sinh nghiệp vụ có liên quan |
- Trong trường hợp khu vực/phòng bàn đã hoạt động và có phát sinh nhiều chứng từ thì bạn chỉ cần cho ẩn đi tức không sử dụng nữa là xong. Cách thực hiện: (1) cho ẩn bàn: click vào bàn/phòng muốn ẩn đi, sẽ mở cửa sổ và bỏ nút check chọn Có sử dụng thì bàn/phòng đó sẽ bị ẩn đi khỏi danh sách bàn/phòng trên màn hình bán hàng, khi nào muốn sử dụng lại chỉ cần check chọn lại Sử dụng. (2) Cho ẩn khu vực: vào menu Danh mục >> Thiết lập khu vực >> chọn khu vực muốn ẩn đi, nhấn vào chữ Edit >> bỏ check chọn Sử dụng.
 |
| Cho ẩn bàn: check bỏ chọn sử dụng để không còn hiển thị trong màn hình bán hàng |
 |
| Cho ẩn khu vực: check bỏ chọn Sử dụng để ẩn khu vực trong màn hình bán hàng |
Tình huống 3: hàng hóa đó là hàng dịch vụ (ví dụ dịch vụ sữa chữa, dịch vụ chăm sóc, dịch vụ giao hàng...) nên không cần quản lý tồn kho trong các báo cáo quản lý kho thì khai báo thế nào cho thuận tiện?
Trả lời:
Với hàng hóa là dịch vụ không cần quản lý kho thì khi khai báo thông tin hàng hóa (hoặc nhấn sửa hàng hóa) cần làm như sau: vào menu Danh mục >> Hàng hóa >> Nhấn Thêm mới (hoặc Edit nếu đã khai báo) >> Chọn tab Thông tin khác >> check chọn Mã dịch vụ để không cần quản lý kho.
Với hàng hóa là dịch vụ không cần quản lý kho thì khi khai báo thông tin hàng hóa (hoặc nhấn sửa hàng hóa) cần làm như sau: vào menu Danh mục >> Hàng hóa >> Nhấn Thêm mới (hoặc Edit nếu đã khai báo) >> Chọn tab Thông tin khác >> check chọn Mã dịch vụ để không cần quản lý kho.
 |
| Check chọn là Mã dịch vụ để không quản lý nhập xuất tồn kho |
Tình huống 4: (4.1) Sau một thời gian kinh doanh nay muốn xóa sạch (xóa trắng) dữ liệu để thiết lập lại từ đầu thì làm như thế nào? (4.2) Hoặc quán vừa đổi tên hay đổi địa chỉ hay đổi số hotline thì thay đổi như thế nào?
Trả lời:
(4.1) [Chú ý vì rất quan trọng] Sau khi thanh lý là dữ liệu bị xóa trắng và không có cách nào phục hồi được, do đó cần cẩn thận khi dùng chức năng thanh lý dữ liệu này, cần lưu trữ lại những thông tin cần thiết ra sổ sách hoặc xuất dữ liệu ra file excel.
- Để xóa sạch (xóa trắng) dữ liệu kinh doanh thời gian qua để thiết lập dữ liệu mới ta làm như sau: Vào menu Hệ thống >> Cấu hình hệ thống. Tại tab Thanh lý dữ liệu check chọn lần lượt cả 2: Thanh lý danh mục Chi nhánh hiện tại & Thanh lý danh mục tất cả chi nhánh, sau đó nhấn nút Thanh lý và chờ trong vài phút (có thể hàng chục phút nếu dữ liệu kinh doanh quá nhiều) để hệ thống xóa trắng dữ liệu để bạn tạo thông tin mới cho quán/nhà hàng.
- Nếu chỉ muốn xóa đi các nghiệp vụ phát sinh từ trước đến nay & vẫn giữ lại tất cả danh mục hàng hóa, giá bán, khách hàng, nhà cung cấp... thì chỉ cần check vào nút Thanh lý chứng từ chi nhánh hiện tại và chọn Thanh lý.
- Nếu chỉ muốn xóa đi các nghiệp vụ phát sinh từ trước đến nay & vẫn giữ lại tất cả danh mục hàng hóa, giá bán, khách hàng, nhà cung cấp... thì chỉ cần check vào nút Thanh lý chứng từ chi nhánh hiện tại và chọn Thanh lý.
 |
| Thanh lý dữ liệu theo đúng yêu cầu quản lý kinh doanh |
Chú ý: tất cả các thông tin đều được thay đổi cho phù hợp với nhu cầu. Chỉ có duy nhất Mã chi nhánh là được fix cố định vì đây chính là định danh duy nhất trên hệ thống, cho dễ hiểu thì đây chính là số CMND/căn cước công dân của mỗi người là duy nhất vậy, nếu muốn thay đổi mã chi nhánh thì chỉ có cách khởi tạo lại một gian hàng mới hoàn toàn (tạo một phần mềm mới) bằng cách mua mới.
 |
| Thay đổi tên, địa chỉ, số điện thoại cho cửa hàng/shop/quán để thể hiện bên ngoài phiếu thanh toán... |
Mặc định phần mềm DanTriSoft sẽ lấy thông tin user nhập liệu phần mềm làm nhân viên thu ngân, vậy có cách thế nào để gán thông tin nhân viên vào hóa đơn bán hàng (ví dụ gán nhân viên phục vụ) vào hóa đơn? Bài này sẽ hướng dẫn chi tiết cách để bạn làm được việc đó.
Bước 1: Cần khai báo đầy đủ thông tin nhân viên/khách hàng vào phần mềm.
- Để tạo thông tin nhân viên cần xem hướng dẫn chi tiết: Tạo user (người sử dụng) cho nhân viên, phân quyền, đổi mật khẩu, ngưng/xóa tài khoản
- Để tạo thông tin khách hàng: vào menu Danh mục >> Khách hàng - thẻ VIP >> Nhấn Thêm mới và khai báo thông tin khách hàng.
Chú ý: mẫu in hóa đơn phải được thiết kế có các trường như khách hàng, nhân viên, nếu mẫu in chưa có cái này thì hãy nhờ đối tác hỗ trợ chỉnh lại mẫu in theo đúng ý hoặc tham khảo để tự thực hiện:
+ Hướng dẫn tùy chỉnh mẫu in hóa đơn thanh toán (in bill) lĩnh vực bán lẻ, bán sỉ, đại lý
+ Hướng dẫn cách chỉnh sửa thông tin của mẫu in hóa đơn (in bill), in chế biến cho cafe, nhà hàng, karaoke, bida
- Để tạo thông tin khách hàng: vào menu Danh mục >> Khách hàng - thẻ VIP >> Nhấn Thêm mới và khai báo thông tin khách hàng.
Chú ý: mẫu in hóa đơn phải được thiết kế có các trường như khách hàng, nhân viên, nếu mẫu in chưa có cái này thì hãy nhờ đối tác hỗ trợ chỉnh lại mẫu in theo đúng ý hoặc tham khảo để tự thực hiện:
+ Hướng dẫn tùy chỉnh mẫu in hóa đơn thanh toán (in bill) lĩnh vực bán lẻ, bán sỉ, đại lý
+ Hướng dẫn cách chỉnh sửa thông tin của mẫu in hóa đơn (in bill), in chế biến cho cafe, nhà hàng, karaoke, bida
Bước 2: Khi đăng nhập bằng ứng dụng ta chọn vào bàn/phòng cần gán thông tin nhân viên phục vụ để click vào nó. Sau đó nhấn vào nút Mở rộng >> sẽ hiện ra cửa sổ để chọn, click vào biểu tượng tìm kiếm cho dòng NV phục vụ để tìm thông tin Nhân viên >> Nhấn Lưu để đồng ý, thế là thông tin người nhân viên phục vụ đã được gán cho bill thanh toán.
 |
| Chọn thông tin nhân viên để gán vào bill |
Bước 3: Tận hưởng thành quả: Nếu mẫu in ấn có load ra trường nhân viên phục vụ sẽ hiển thị ra thông tin, nếu mẫu chưa có trường để load ra thì hãy liên hệ với hotline DanTriSoft là 0906.799.838 (mr Trung Hiếu) để được hướng dẫn và hỗ trợ.
 |
| Thông tin nhân viên phục vụ được gán vào Tên kỹ thuật viên của bill bán hàng |